QUY TRÌNH TỔ CHỨC

Với kinh nghiệm chuyên tổ chức các sự kiện Hội nghị, hội thảo lớn với các doanh nghiệp lớn có tên tuổi, HADIFA xin chia sẻ với Quý Khách hàng quy trình tổ chức để đảm bảo Sự kiện của Quý Khách hàng luôn thành công và đem lại hiệu ứng tốt sau khi kết thúc:

Quy trình tổ chức sự kiện ở giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Các bước tổ chức sự kiện trong giai đoạn này sẽ cần làm những công việc sau:

Xác định chủ đề chính của sự kiện

Việc xác định chủ đề sự kiện rất quan trọng bởi vì nó quyết định đến phương hướng kế hoạch để thực hiện. Tuy nhiên chủ đề sự kiện lại bị chi phối bởi nội dung, mục đích ý kiến khách hàng và cả quy mô tính chất sự kiện kết hợp với văn hóa vùng miền. Vì vậy để đưa ra chủ đề phù hợp người tổ chức sự kiện phải tìm hiểu cụ thể ý kiến của khách hàng cùng các yếu tố liên quan.

Lên kế hoạch tổ chức khái quát cho sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện không thể thiếu bước xây dựng kịch bản. Đây chính là những nội dung sẽ diễn ra trong suốt sự kiện. Kịch bản sẽ có ý nghĩa quyết định đến thành công của một event. Vì vậy việc đầu tư để có một kịch bản chất lượng sáng tạo là vô cùng quan trọng.

– Mục đích, mục tiêu cần đạt được

– Thời gian tổ chức

– Kinh phí dự trù

– Lên danh sách khách mời

– Chương trình của hội thảo hội nghị

Chuẩn bị chi tiết cho hội nghị, hội thảo

Setup không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị. Setup các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón. Truyền thông cho sự kiện, In ấn tài liệu, phát thư mời cho khách mời

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn diễn ra sự kiện

Thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt

Từ bảng phân công công việc đã được thông báo các phòng, ban, bộ phận sẽ theo công việc được phân công để triển khai công việc. Mọi công việc liên quan đến cách thức tổ chức sự kiện sẽ được diễn ra theo kế hoạch dưới sự giám sát chặt chẽ của ban quản lý sự kiện. Trong quá trình triển khai nếu xảy ra những phát sinh hoặc sự cố thì ban quản lý phải có phương hướng xử lý kịp thời để không làm ảnh hưởng đến công việc của cả tập thể.

Tổ chức sự kiện

Đây chính là trọng tâm của một quy trình tổ chức sự kiện, mọi công tác chuẩn bị, lập kế hoạch,… tất cả những cố gắng của bao nhiêu con người đều nằm ở công tác tổ chức diễn ra sự kiện.

Cách thức tổ chức 1 sự kiện sẽ diễn ra theo trình tự và có sự sắp xếp phân công cụ thể cho từng hạng mục. Bao gồm:

+ Công tác tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện

+ Tổ chức quản lý và điều hành các nội dung, diễn biến của sự kiện theo kịch bản có sẵn

+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện nếu có trong kế hoạch

+ Thực hiện các hoạt động phụ trợ các chương trình giải trí, giao lưu ví dụ như giao lưu văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng…

+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện nếu được yêu cầu…

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra không thể thiếu được đội ngũ hậu cần, bộ phận phụ trách âm thanh, ánh sáng sự kiện…Tất cả các hoạt động đều sẽ được người tổ chức thực hiện điều hành, giám sát và quản lý một cách chặt chẽ để đem đến thành công cho sự kiện làm hài lòng khách hàng cùng khách mời.

Quy trình tổ chức sự kiện khi kết thúc sự kiện

Cách tổ chức 1 sự kiện chuyên nghiệp sẽ không chỉ dừng lại khi sự kiện kết thúc mà còn cần tiến hành các công việc sau sự kiện:

Thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị để trả lại mặt bằng

Sau khi sự kiện kết thúc các khách mời đã ra về thì lúc này ekip tổ chức chương trình sẽ phải thu dọn tất cả các đồ đạc, vật dụng, công cụ, thiết bị sử dụng cho sự kiện tập kết để trả về kho hàng. Nhân viên vệ sinh sẽ vệ sinh sạch sẽ hội trường thu gom rác thải trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện.

Đây cũng sẽ là thời điểm để thanh toán hợp đồng giữa hai bên. Nếu hai bên không có vấn đề gì, khách hàng hài lòng với cách tổ chức sự kiện đã thực hiện thì khách hàng sẽ thanh toán tiền tổ chức sự kiện theo hợp đồng đã ký kết cho công ty tổ chức sự kiện. Những chi phí phát sinh cũng sẽ được tổng hợp hết và quyết toán một lần. Hình ảnh, video mà ban tổ chức ghi lại sẽ được gửi lại cho khách hàng lưu tư liệu.

Đánh giá, rút kinh nghiệm

Ekip làm sự kiện sẽ có một buổi họp ngay sau khi event kết thúc để đánh giá lại tất cả các công việc vừa tổ chức tại sự kiện. Qua đây sẽ tổng kết những hạng mục nào đã thực hiện thành công, hạng mục nào còn thiếu sót từ đó rút ra kinh nghiệm để xây dựng cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hơn.

HADIFA. Jsc với kinh nghiệm tổ chức thành công rất nhiều các sự kiện, chúng tôi tự tin sẽ cung cấp cho khách hàng quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.